Videi draudzīga pieeja iepirkumu organizēšanai (Pt.1)

Kāpēc mums vajadzētu rūpēties par ekoloģisku pieeju cilvēkresursu izmantošanā?

Viena no aktuālākajām mūsdienu problēmām ir darbinieku profesionālā un emocionālā izdegšana, kas izriet no ieguldītā darba un resursu nenovērtēšana. Strādājot darbu, kas nedod rezultātus, tiek izsmelta enerģija un spēki, kā rezultātā cilvēkam kļūst arvien grūtāk atgūties un atrast motivāciju no jauna ieguldīties procesā. 

Pilnīgi bezmaksas un neregulējamie iepirkumi ir viens no iemesliem, kāpēc uzņēmi, kuru darbs ir saistīts ar piedalīšanos iepirkumos, ikdienā patērē milzīgu cilvēkresursu daudzumu, iesniedzot piedāvājumus pieprasījumiem, kas ne vienmēr ir pamatoti, pārredzami un dažkārt pat bezjēdzīgi.

Saskaņā ar statistiku, 34% no saņemtajiem iepirkumiem, kas nonāk pie mums, paliek neizpildīti tieši pasākuma atcelšanas dēļ, jo iepirkums tiek izsludināts pirms uzņēmums pieņēmis lēmumu par pasākuma nepieciešamību. Tas ir saprotami, taču, vai uzņēmumi novērtē resursus, kas iztērēti, tā sakot, savas projekta idejas “vizualizācijai”?

 

Cik daudz resursu prasa piedalīšanās iepirkumā?

Aģentūru izmantoto resursu apjoms, lai piedalītos iepirkumā, bieži vien tiek nepietiekami novērtēts. 
Papildus aģentūras komandas darbam, lai izstrādātu ideju, sastādītu tāmes un prezentāciju, tiek iesaistītas vairākas trešās puses, kas, atkarībā no pasākuma mēroga, var būt no 4 līdz 7 dažādiem piegādātājiem, desmitiem mākslinieku, mūziķu un citu pasākumu nozares dalībnieku.  

Lai klientam sniegtu kvalitatīvu un reālu piedāvājumu, ir nepieciešams sazināties ar katru dalībnieku, noskaidrot pieejamību un cenu, organizēt vairākas komandas prata vētras, izstrādāt konceptu un izstrādāt vizualizācijas.

Protams, pieredzējušas aģentūras jau ir iemācījušās optimizēt daudzus procesus, izstrādājot piedāvājumus, taču joprojām nav iespējams komunikāciju samazināt līdz pilnīgam minimumam, ja aģentūra vēlas, lai tās piedāvājums būtu konkurētspējīgs un reāls.

Šī iemesla pēc daudzās valstīs jau ilgu laiku pastāv maksas iepirqkumu koncepcija.

 

Kāpēc bezmaksas iepirkumi nav izdevīgi klientam?

Paši klienti satiekas ar radošuma un kvalitātes trūkumu, saņemot aģentūras piedāvājumus iepirkuma ietvaros, secinot, ka mūsu mazajam Latvijas tirgum trūkst radošuma un izvēles. Bet realitātē viņi sastopas ar problēmu, ka aģentūras vienkārši nevēlas finansiāli riskēt, piedaloties bezmaksas iepirkumos, un iegulda pēc iespējas mazāk darba uz piedāvājuma izstrādi.

 

Kas ir maksas iepirkumi un kādas ir tā priekšrocības?

Maksas iepirkumu politika ir videi draudzīgāka attiecībā uz cilvēkresursu izmantošanu. Tas ietaupa gan aģentūras, gan daudzu priekšlikumu izstrādē iesaistīto uzņēmumu laiku.

Tas ir atalgojums jeb kompensācija par aģentūras radošo dabu un piedāvājuma izstrādi, līdz ar to abas puses uzņemas atbildību – aģentūra par atbilstoša piedāvājuma izstrādi un uzņēmums par aģentūras ieguldīto darba laiku un resursiem.

Šī samaksa nekompensē visus aģentūras izdevumus par kompleksa piedāvājuma sagatavošanu, taču samazina piedāvājuma sagatavošanās procesa izmaksas, dod motivāciju piedalīties un garantiju, ka piedāvājums tiks izstrādāts ar unikālu pieeju klientam.

Maksas iepirkumi ir mūsu iespējamā nākotne, jo tie savā veidā ir izdevīgi gan klientiem, gan aģentūrām.

 

Maksas iepirkumi dod šādas priekšrocības:

Apzināta lēmumu pieņemšana

Uzņēmums apzinīgāk izlemj, vai iesniegt pieprasījumu, izvērtējot iespējamos riskus.
Neskaidras situācijas gadījumā tiks ietaupīti resursi nelietderīga iepirkuma piedāvājuma izstrādei. 

Efektivitāte 

Efektīvāka iepirkuma dalībnieku atlase un to skaits.

Bieži sastopama klienta kļūda ir uzaicināt uz iepirkumu 5 vai vairāk uzņēmumus, cerot uz to, ka, jo vairāk aģentūras piedalīsies, jo vairāk un labākas iedejas tiks saņemtas. Tā, kā laika tikties ar visiem nav tika daudz, klients izvēlās aprobežoties ar kopēju, ne-detalizētu pieprasījumu, ko katra aģentūra var izprast ļoti dažādi. Rezultātā iepirkumā piedalās dažāda profila un līmeņa aģentūras, kas piedāvā atšķirīgus piedāvājums ar savu interpretāciju, kas būs ļoti grūti salīdzināma. Pašam klientam tāda gadījumā ir nepieciešami ieguldīt ļoti daudz resursu, izskatot priekšlikumus mēģinot saprast, ko viņš saņems rezultātā, arī tos, kas neatbilst uzņēmuma vēlamajam pieprasījumam un līmenim.

Rezultāts

Profesionāls, kreatīvs darbs uz piedāvājuma izstrādi ir ļoti dārgs, tāpēc aģentūras ar profesionālo komandu un lielu pieredzi bieži atsakās no “apšaubāmiem” iepirkumiem. Protams, ne vienmēr ir viegli atteikt, it īpaši, ja klients ir interesants! Tādā gadījumā aģentūra piedalās, taču neizstrādājot piedāvājumu 100% detalizēti. Šis ir veids, kad jaunas un mazāk pieredzējušas aģentūras izmantos iespēju, lai ienākt tirgū un dabūtu klientu, bieži vien ignorējot riskus un solot vairāk, nekā ir iespējams realizēt. Rezultātā klients saņems “pusfabrikātu” vai nepārliecinošas idejas, izvēloties no tā, kas ir, un pēc tam vēl vairāk tērēs savu laiku uz precizējumiem, lieko saskaņošanu un it īpaši vairākos gadījumos pārsniedzot plānoto budžetu.

Lojalitāte

Pēc mūsu pieredzes, aģentūra daudz detalizētāk un ar lielāku atdevi iesaistīsies nelielā iepirkumā, kurā gan uzņēmumam, gan aģentūrai būs iespēja veltīt laiku, lai tiktos un izstrādātu vislabāko priekšlikumu konkrētajam piedāvājumam. Šādi rīkojoties uzņēmums saņems personalizētāku un detalizētāku piedāvājumu, kā rezultātā, noslēdzot iepirkumu, Jūs, visticamāk, saglabāsiet visu pretendentu lojalitāti un uzticību, kas ļaus Jums turpmāk saņemt kvalitatīvus priekšlikumus Jūsu prasību ietvaros.

Secinājums –  maksas iepirkums ir ļoti nebūtiska daļa no pasākuma kopēja budžeta, bet tas pietuvina klientu pie vēlama rezultāta, pacel lojalitāti starp iespējamiem sadarbības partneriem un ekonomē pasūtītāja laiku.