VIDEI DRAUDZĪGA PIEEJA IEPIRKUMU ORGANIZĒŠANAI (PT.2)

Kādus padomus var sniegt uzņēmumu vadītājiem, kas organizē konkursu kādam pasākumam?

Sākotnējā analīze.

Izvērtēt, cik lielā mērā aģentūra atbilst pasākuma formātam un Jūsu plānotajam budžetam. Šeit pietiek apskatīt aģentūras portfolio vai piezvanīt vadītājam un aprunāties. Ja aģentūra galvenokārt organizē privātos pasākumus un kāzas, tad aicināt to organizēt korporatīvo pasākumu 500 cilvēkiem nebūs gluži saprātīgi.

Tāpat, ja uzņēmumam ir neliels budžets, pietiks ar iepriekšēju pieprasījumu aģentūrai, uzzinot tās pakalpojumu minimālās izmaksas, nepieprasot piedāvājuma izstrādi. Šādā veidā Jūs atsijāsiet aģentūras, kas sākotnēji Jums nav piemērotas.

Objektīvs salīdzinājums.

Vienā piedāvājumā nebūtu labi apvienot dažāda līmeņa aģentūras. Šādi varat tikt saņemti plašu cenu diapazonu piedāvājumi, un tāmē aprakstīto pakalpojumu kvalitāte un līmenis Jums nebūs acīmredzams. Īpaši uzsvaru liekot uz tādām sarežģītām specifiskām sfērām kā dekoru un tehniskā aprīkojuma piepildījums un izpildes kvalitāte, par kuru Jūs sapratīsiet tikai darba procesā un dažkārt tikai pasākuma dienā.

Caurspīdīgums.

Finanšu risku iepriekšēja apzināšanās. Liels uzņēmuma apgrozījums un rentabilitāte ir labs rādītājs, lai uzticētu aģentūrai darbu pie lielbudžeta pasākuma. Šajā gadījumā aģentūras kredītspēja ir ne mazāk svarīga.

Pārbaudiet aģentūras reputāciju un iegūstiet atsauksmes par tās darbu un klientiem. 

Pajautājiet par darba pieeju un koordināciju. Vai procesa laikā tiks sniegta detalizēta izmaksu tāme un projekta vizualizācijas.

Noskaidrojiet, cik cilvēku strādā aģentūrā un vai aģentūrai ir sava komanda. 

Jūs būsiet pārsteigti, bet zem nosaukuma “pasākumu aģentūra” dažkārt slēpjas “one man show”, un Jūs riskējat saņemt savā pasākumā apkalpojošo personālu no vairākiem ārštata darbiniekiem ar zemu lojalitāti pret aģentūru un, iespējams, pieredzi, ar kuru viņi sadarbojas.

Uzticība.

Lai konkursa process nepārvērstos par sarežģītu un garu procesu, konkursa posmā samaziniet prasību apjomu. Nosakiet, kas Jums patiešām ir svarīgi. Protams, pasākumā svarīga ir katra detaļa, taču brīvā konkursa posmā, kad nezināt, ar ko sadarbosieties un kādu galarezultātu vēlaties iegūt, aprobežojieties ar minimumu, kas nepieciešams pirmā lēmuma pieņemšanai. Un atcerieties, ka konkursa laikā Jūs neizvēlaties galaproduktu. Jūs izvēlaties partneri, kuram vairāk uzticaties vai kura pieeja Jums ir tuvāka un saprotamāka.

Pārredzamība.

Slēpt savu budžetu, cerot saņemt labāku piedāvājumu, ir pagātnes relikts. Tikai visu kāršu atklāšana sākotnējā posmā palīdzēs Jums sasniegt vēlamo mērķi ar lielāku efektivitāti. 

Ko SHINE komanda domā par konkursiem?

Vēlos uzsvērt, ka mūsu komanda ir pretimnākoša klientiem, kuriem nepieciešama palīdzība formulēt savu pieprasījumu. Mēs rūpīgi apsveram lēmumu piedalīties konkursā, izvērtējot savas iespējas un riskus, pirms sākam strādāt pie piedāvājuma. Taču mēs vienmēr labprāt iesaistāmies atklātā dialogā, un dažkārt, ja atsakāmies piedalīties konkursā, mēs klientam sniedzam citu pakalpojumu, proti, konsultējam viņu komunikācijas procesā par pieprasījumu un virzām uz aģentūrām, kas būs piemērotākas uzdevuma īstenošanai. Mēs esam ieinteresēti kopā ar klientu virzīties uz videi draudzīgu cilvēkresursu patēriņu.